Как рассчитать отпускные самостоятельно: пошаговая инструкция

Ждете отпуск и гадаете, какая сумма придет вместо привычной зарплаты? Необязательно ждать ответа от бухгалтерии: разобраться вполне реально и самому. RUSSPASS Журнал подготовил простую и понятную инструкцию, как рассчитать отпускные.

Все об отпускных

Что такое отпускные и чем они отличаются от других выплат

Согласно Трудовому кодексу РФ, каждому работающему человеку ежегодно положено минимум 28 дней оплачиваемого отпуска, перед которым работодатель должен выплатить отпускные. Это не дополнительная премия, не какой-то бонус, а компенсация за дни отдыха. В отличие от заработной платы, которая начисляется за отработанные дни или часы, отпускные считают по среднему дневному заработку за расчетный период. Именно поэтому выплата перед отдыхом незначительно отличается от регулярной ежемесячной оплаты труда.

Важно. Если на ваш отпуск выпал на праздничный день (один или сразу несколько), работодатель его не оплачивает, но продлевает на соответствующее количество дней.

Когда сотрудник имеет право на отпуск

Каждый сотрудник может взять отпуск после полугода непрерывной работы в компании (если отдых необходим чуть раньше, это можно согласовать с работодателем). Правда, из этого правила есть исключения: несовершеннолетние дети, будущие или новоиспеченные мамы (до или сразу после декрета), а также те, кто усыновил младенца до трех месяцев, могут взять отпуск досрочно, написав заявление.

Есть и категории людей, для которых предусмотрены дополнительные дни оплачиваемого отпуска. Это, например, те, кто работает на вредных производствах, трудится на Крайнем Севере или на предприятии с ненормированным графиком. А вот отпуск на время учебы, увы, не оплачивается.

Какие дни отпуска учитываются при расчете

Как уже говорилось выше, стандартный отпуск составляет 28 календарных дней в год, причем все выходные (субботы и воскресенья) учитываются при расчете отпускных. Все просто: берется ваш доход за последние 12 месяцев и делится на количество календарных дней за этот период. Однако кое-что из расчета убирают: время, когда вы не работали, но за вами сохранялась заработная плата. Это, например, больничные, декрет, командировка с сохранением заработка, уже оплаченный отпуск или отпуск за свой счет, периоды простоя. Такая система отражает только реально отработанное время, и вы получаете справедливую выплату.

Формула расчета отпускных

Базовая формула

Если вы работали весь год без отгулов и больничных, то понять, какая сумма отпускных вам причитается, достаточно просто: разделите месячную заработную плату на 29,3 (среднее число дней в месяце) и умножьте это число на количество дней отпуска. Например, при зарплате 70 тысяч рублей выплата за 28 дней отдыха составит около 66 894 рублей.

В реальности расчет обычно чуть сложнее: учитывается не только оклад, но и премии, надбавки и точное количество фактически отработанных дней за последние 12 месяцев. Получается средний дневной заработок, который и лежит в основе точной суммы отпускных.

Как рассчитать средний дневной заработок

В ситуации, когда весь расчетный период отработан полностью, среднедневной заработок узнать легко: годовой доход (зарплату, умноженную на количество месяцев) делим на 29,3.

Однако с 1 сентября 2025 года, согласно новому постановлению Правительства РФ, при расчете среднего заработка необходимо учитывать все премии и надбавки за указанный период, которые также входят в состав годового дохода.

Если же период отработан не целиком, расчет корректируют: сначала учитывают полностью и частично отработанные месяцы, определяют количество дней, когда человек трудился, а затем делят общий заработок на их количество.

Пошаговый расчет отпускных

1. Определяем расчетный период.

Обычно берется 12 календарных месяцев до того времени, когда начинается отпуск. Если вы работаете меньше года, период сократится: от даты приема до конца предшествующего отпуску месяца.

2. Считаем общий доход за расчетный период.

Складываем все выплаты: оклад, премии, надбавки, доплаты. Необходимо учесть, что при подсчете ежемесячные премии берутся полностью, а годовые и квартальные распределяются по месяцам расчетного периода.

3. Убираем «лишние» дни и суммы.

Из расчетного периода нужно исключить то время, когда вы не работали в обычном режиме: больничные, отгулы, командировки с сохранением среднего заработка, декрет, отпуск без содержания. Соответствующие выплаты за эти дни тоже не учитываются.

4. Рассчитываем средний дневной заработок.

Если период отработан полностью, поделите общий годовой доход на 12 и на 29,3. Если были пропуски в работе, скорректируйте расчет: сумму общего заработка разделите на фактическое количество отработанных календарных дней (формулы мы уже представляли выше).

5. Рассчитываем отпускные.

Полученный дневной заработок умножьте на количество календарных дней отпуска. При подсчетах не забудьте учесть, что государственные праздники в отпуске не оплачиваются, но добавляют вам дней отдыха. Осталось вычесть из получившейся суммы НДФЛ, и перед вами — цифра отпускных, которые вы должны получить.

Какие выплаты включаются в расчет отпускных, а какие нет

При подсчете среднего заработка для отпускных учитывают только то, что напрямую связано с работой.

Что входит в расчет

1. Оклад или тарифная ставка — базовая оплата вашего труда, прописанная в договоре.

2. Премии и надбавки за работу — ежемесячные, квартальные, годовые (некоторые распределяют по месяцам, как мы уже писали выше).

3. Оплата нестандартного графика — за работу в праздники или выходные, переработки, ночные смены.

4. Доплаты — например, за работу на вредном производстве, совмещение должностей.

5. Районные надбавки — например, для регионов Крайнего Севера.

Что не входит в расчет

1. Больничный — пособия по временной нетрудоспособности с оплатой труда не связаны, поэтому их не берут в расчет.

2. Декретные пособия — социальная поддержка по беременности и родам не влияет на размер отпускных.

3. Командировочные — возмещение расходов на проживание, проезд и суточные не считается доходом.

4. Выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПХ) — суммы разовых работ, выполняемых по этим документам, не учитывают.

5. Соцвыплаты и материальная помощь.

6. Компенсации за личные расходы (например, оплата питания, проезда и прочее).

Как рассчитать отпускные в 2026 году при повышении зарплаты

Если вам повысили оклад или тарифную ставку, это скажется на сумме отпускных, и для правильного их расчета понадобится специальный коэффициент.

Отпускные считают исходя из среднего заработка, поэтому, когда заработная плата растет, нужно учитывать индексацию: она напрямую влияет на итоговую выплату за период отдыха.

Как учитывать индексацию и коэффициент повышения

Как именно повышение заработной платы отразится на сумме отпускных, зависит от того, когда именно это произошло:

1. Если оклад вырос в период, который берут для расчета отпускных, весь средний заработок корректируют с помощью коэффициента индексации.

2. Если повышение оклада случилось после расчетного периода, но до отпуска, средний заработок тоже индексируют.

3. Если зарплату подняли прямо во время вашего отпуска, корректировку сделают только с даты повышения.

При расчете отпускных все доходы, вошедшие в расчет среднего заработка до повышения оклада, необходимо скорректировать, умножив на коэффициент индексации. Далее посчитать все по прежним формулам (вычисляем средний дневной заработок и затем отпускные).

Как рассчитать отпускные сотруднику при увольнении

В последний рабочий день компания обязана полностью рассчитаться с увольняющимся сотрудником: выплатить зарплату за все отработанное время (включая и день увольнения) и компенсировать неиспользованные дни отпуска, если такие имеются.

Как считать компенсацию за неиспользованный отпуск

Если вы собираетесь увольняться, не использовав при этом положенные дни отпуска, то можете получить денежную компенсацию за это время. По сути, это те же отпускные, только за дни, которые вы не провели на отдыхе. Второй вариант — отгулять отпуск с последующим увольнением.

Кстати, учтите, что заменить отпуск компенсацией нельзя беременным женщинам, несовершеннолетним сотрудникам и людям, работающим в опасных или вредных условиях.

Понять, какая сумма отпускных вам причитается, не слишком сложно. Достаточно трех простых шагов.

Шаг 1. Посчитайте неиспользованные дни отпуска. За каждый полный месяц работы накапливается примерно 2,33 дня отпуска. Учитывайте, сколько дней уже отгуляли, — разница и будет вашим неиспользованным запасом. При этом, если в каком-то месяце вы отработали меньше половины дней, его могут не засчитать, больше половины — считают как полный (правила следует уточнять в документах компании).

Шаг 2. Рассчитайте средний дневной заработок. Период в данном случае привязан к дате увольнения. Как правило, берется доход за последние 12 месяцев до нее (с учетом исключений вроде больничного или декрета) и делится на количество учитываемых календарных дней.

Шаг 3. Умножьте одно на другое, и получите сумму компенсации за отпуск. Не забудьте, что эта выплата, как и обычные отпускные, облагается НДФЛ.

Что делать, если сотрудник использовал отпуск авансом

Может сложиться ситуация, что вы, по согласованию с руководителем, взяли отпуск, еще не накопив положенные дни (обычно право на отдых появляется после полугода работы в компании). Работодатель пошел вам навстречу, рассчитывая на то, что вы «возместите» эти дни позже. Но что делать, если вы решили уволиться, не отработав эти «авансовые» дни?

Работодатель вправе удержать излишне выплаченные отпускные из суммы окончательного расчета (согласно статье 137 ТК РФ). Но есть важный нюанс: максимум, который могут вычесть, — 20% от выплат при увольнении.

В ряде случаев удерживать нельзя ничего, даже если отпуск был авансовым. Это касается ситуаций, когда увольнение вызвано не вашим решением, а внешними обстоятельствами:

• сокращение штата,
• ликвидация компании,
• смена собственника бизнеса,
• призыв на военную службу.

Таким образом, выдерживается баланс: с одной стороны, закон защищает интересы работодателя, с другой — поддерживает сотрудника.

Фото: Pixel_shot, Ingram Publishing, Elnur — Фотобанк Лори.